Un archivio è – nell’accezione che qui interessa – l’insieme della documentazione prodotta e ricevuta da un ente o da una persona, nel corso della propria vita e attività.
Leggere le carte degli archivi significa indagare il passato e interpretarlo, entrando così nella storia delle comunità in cui viviamo.
In Guarneriana si conservano diversi fondi archivistici, primo tra i quali è, naturalmente, l’Archivio Storico Comunale, uno dei fondi più coerenti ed interessanti della Regione, ma vi sono conservati anche l’antico Archivio del locale Ospedale dedicato a Sant’Antonio abate (sec. XIV-XVIII), oltre ad interessanti fondi privati e delle maggiori istituzioni della città.
Questi fondi archivistici si conservano in Guarneriana, ma, a dispetto delle apparenze, le differenze tra archivi e biblioteche sono molto profonde: diverso è il modo in cui nascono e crescono, diverso è il criterio di ordinamento, diverso è il modo in cui si fa ricerca in archivio e in biblioteca.
Una biblioteca nasce perché qualcuno (una persona o una istituzione) decide di acquisire libri su di un determinato argomento o con determinate caratteristiche; un archivio, invece, nasce in conseguenza dell’attività di una persona o di un ente, perché moltissime attività umane richiedono la produzione e la conservazione di documenti. In altre parole, in genere gli archivi nascono per finalità eminentemente pratiche.
In una biblioteca, i libri possono essere ordinati secondo una varietà di criteri: per materia, per autore, per formato, in ordine di acquisizione e così via. Una biblioteca può anche decidere di cambiare l’ordine dei volumi quante volte vuole: l’importante è che i libri si riescano a ritrovare facilmente; per i lettori, poco importa sapere se prima un libro stava su di uno scaffale in ordine per autore o per dimensione.
Negli archivi, la situazione è del tutto diversa, perché i documenti vengono sin dall’origine organizzati secondo criteri logico funzionali, da parte del soggetto che crea l’archivio stesso (ad es. una ditta avrà una serie di fascicoli in cui conserva la corrispondenza con i clienti, un’altra in cui conserva le fatture dei fornitori e le quietanze di pagamento, un’altra ancora in cui conserva i documenti relativi al personale e così via).
Tolti dal loro contesto originario, i documenti d’archivio perdono di senso.
Per questo, uno dei principi fondamentali dell’archivistica (noto con il nome di “metodo storico”) è che gli archivi devono essere conservati – ed eventualmente riordinati, se per qualche vicissitudine sono stati disordinati – secondo l’ordinamento che ad essi aveva dato chi ha creato l’archivio.